Del 1: Teknisk oppsett og administrasjon
Det første vi anbefaler å gjøre, er å starte de tekniske avklaringene. Prosesser som regnskapskobling, domeneoppsett og fraktavtaler tar ofte tid på grunn av tredjeparter. Disse må være på plass før du kan bruke løsningen i praksis, og det er derfor smart å starte her.
1. Eksterne avtaler og integrasjoner
Sjekk velkomst-e-posten din
For at vi skal kunne ferdigstille oppsettet, trenger vi spesifikke opplysninger fra deg. Du har fått en tydelig oversikt i din velkomst-e-post over hva vi trenger. Noe av oppsettet gjør vi i bakgrunnen, men koblinger som domene og regnskap krever at du har tilgang og gjør godkjenninger selv.
Regnskap
Hvis du bytter regnskapssystem, må tidspunkt og forutsetninger avklares med din regnskapsfører før koblingen kan etableres. Slike overganger avhenger av kapasitet hos regnskapsfører, så start dialogen tidlig. Les mer om
regnskaps-integrasjoner.
Betaking: Faktura vil bli opprettet i regnskapet når du behandler order i systemet.
E-post og domene
For at e-poster som ordrebekreftelser skal leveres stabilt med riktig avsender, må domenet verifiseres. Dette krever normalt endringer hos din domeneleverandør, og det kan ta opptil 24 timer før oppsettet trer i kraft.
Fraktavtaler med Logistra/Cargonizer
Hvis du skal sende produkter til kunder, må fraktavtale være på plass før frakt kan aktiveres i systemet. Les mer om
fraktavtaler.
Google Analytics
Hvis du ønsker sporing av trafikk og konverteringer, kan vi koble løsningen til din Google Analytics-konto.
2. Firmainformasjon og innhold
Informasjonen du legger inn her vises på salgsdokumenter og i kundeportalen. Se alle artikler om innhold.
Firmadetaljer på dokumenter
Opplysninger som
firmanavn, organisasjonsnummer og adresse hentes fra systeminnstillingene. Dette vises på alle utgående fakturaer og ordrebekreftelser. Det er kritisk at dette er korrekt for å oppfylle lovkrav til salgsdokumentasjon.
Synlighet i kundeportalen
3. Systembrukere og tilgangsstyring
Dersom flere ansatte skal arbeide i løsningen, må hver person ha en egen bruker for å sikre sporbarhet.
Opprettelse og lisenser
Kontroller at bedriften har tilgjengelige brukerlisenser før du oppretter nye brukere. Tildel roller basert på den ansattes arbeidsoppgaver. En lagerarbeider trenger for eksempel tilgang til varemottak og telling, men skal kanskje ikke ha tilgang til fakturering eller systeminnstillinger.
Del 2: Oppbygging av produkt- og lagerstruktur
Når det tekniske er på plass, må systemet konfigureres for å håndtere din logistikk og ditt sortiment.
4. Lagerstruktur
Systemet må vite hvor produktene dine befinner seg for å kunne styre logistikken. Se alle artikler om lagerinnstillinger.
Opprettelse av lager
Navngiving
Gi lageret et kort og presist navn, for eksempel "Oslo" eller "Hovedlager". Navnet vises i lister med begrenset plass, som i ordrebehandlingen og på mobile enheter. Lange eller like navn øker risikoen for feilvalg ved varemottak og plukk.
5. Produkter og leverandører
Produktregisteret er kjernen i lagerstyringen. Dette er en god anledning til å rydde bort utgåtte produkter og gamle leverandører.
Import for effektivitet
Automatisk kobling
Separat import:
Manuell opprettelse
6. Organisering av produktkatalogen
En ryddig produktkatalog sparer tid i hverdagen. Bruk mapper for å gruppere produkter logisk, og sett korrekte innstillinger med en gang. Les mer i alle artikler om produktbehandling.
Masseoppdatering
I produktkatalogen finner du
Produktbehandlingsverktøyet. Dette bruker du til å søke opp, filtrere og oppdatere mange produkter samtidig, uten å åpne hvert enkelt produktkort. Dette er effektivt for å sette felles innstillinger for store varegrupper.
Håndtering av utsolgtsituasjoner
Det er viktig å bestemme hva som skal skje når et produkt går tomt. Ved å sette opp regler for om produktet skal skjules eller sperres for kjøp, automatiserer du håndteringen av utgåtte produkter. Hvis du må ta hensyn til synlighet i søkemotorer (SEO), bør du bruke innstillinger som skjuler produktet i menyer, men beholder lenken aktiv.
Lagertype og telling
Hvert produkt må ha en definert lagertype. Velg Standard for fysiske produkter som skal lagerføres og telles. Velg Ingen lager for frakt, tjenester eller digitale produkter som automatisk skal utelates fra telling. Velg Utgått for produkter som ikke lenger bestilles inn. Hvis det finnes restbeholdning på et utgått produkt, skal det være med i varetelling helt til lageret er tomt.
Arkivering og sletting
Ved å
arkivere et produkt fjernes det fra produktkatalogen, visninger og søk, men det kan
gjenopprettes senere.
Sletting er permanent og bør kun gjøres når du er sikker på at produktet aldri skal brukes eller være synlig igjen.
Del 3: Kunder og salgsregler
Før du kan ta imot ordrer, må du definere hvem du selger til og til hvilken pris.
7. Kunder og kundegrupper
Kundedatabasen må struktureres for effektiv salgshåndtering.
Segmentering i grupper
Det anbefales å sortere kunder i grupper, for eksempel "Privat", "Bedrift" eller "VIP". Kundegrupper brukes for å styre hvem som får hvilke
priser og rabatter, og gjør det enklere å administrere store kundemasser.
Tilgang til min side
For kunder som skal ha tilgang til ordrehistorikk og fakturaer via kundeportalen, må du administrere brukertilgang og
passord. Her kan du også vurdere om du vil aktivere samtykke for
nyhetsbrev.
8. Prismodeller og salgsinnstillinger
Automatisering av salgsprosessen reduserer manuelt etterarbeid. Se alle artikler om ordrebehandling.
Automasjon og varsling
Prisstrategi
Bygg prismodellen din basert på produktkatalogen og kundegruppene. Sikre først at alle produkter har en grunnpris. Bruk deretter kundegrupper til å gi faste rabattavtaler til utvalgte segmenter. Til slutt kan du sette opp kampanjer for tidsbegrensede tilbud på kategorier eller enkeltprodukter.
Del 4: Beholdning og innkjøp
Når strukturen er satt, må systemet oppdateres med korrekt lagerbeholdning og gjør det enkelt å holde kontroll på overgangen fra ditt gamle system.
9. Import av startbeholdning
Startbeholdningen danner den inngående balansen for lageret ditt. Se alle artikler om varetelling, se også Generell forklaring av varetelling slik at du kan opprettholde gode rutiner.
Fremgangsmåte
For å importere beholdning må lager (steg 4) og produkter (steg 5) være opprettet. Den sikreste metoden er å
eksportere en telleliste fra systemet, fylle inn antallene i Excel, og importere den tilbake. Dette oppdaterer lagerantallet umiddelbart og gir deg et korrekt utgangspunkt.
10. Innkjøpsordrer og varemottak
Innkjøpsmodulen brukes for å få nye produkter inn på lageret etter oppstart. Modulen gir full sporbarhet på hva som er bestilt og mottatt. Se Generell forklaring av Innkjøpsordrer og varemottak, alle artikler om Innkjøpsordrer og alle artikler om varemottak.
Bestilling til leverandør
Direkte varemottak
Hvis du allerede har produktene fysisk tilgjengelig (f.eks. ved kontantkjøp), kan du bruke funksjonen
Lagre og motta når du oppretter innkjøpsordren. Dette hopper over bestillingssteget og fører deg rett til mottakskvitteringen. Lageret oppdateres umiddelbart.
11. Testing før lansering
Før du åpner for salg, bør du gjennomføre en full test av flyten. Opprett en testordre, behandle den gjennom plukk og pakking, og sjekk at lagerbeholdningen reduseres korrekt. Verifiser også at ordrebekreftelse og faktura ser riktig ut før du går live.