Generell forklaring av ordrebildet

1. Slik åpner du en ordre

1. Gå til Nettbutikk → Ordre i venstremenyen

2. Du ser nå en liste over alle ordre

3. Klikk på ID-nummeret i listen for å åpne ordren

Eksempel: Klikk på ID 1608 for å åpne ordren til Hundremeterskogen Sport AS.

2. Navigasjon i ordrebildet

1. Toppmeny – snarveier til handlinger

Øverst i ordrebildet finner du knapper for de vanligste oppgavene:

• Tilbake til ordrelisten – går tilbake til oversikten over alle ordre

• Ny ordre – oppretter en ny ordre manuelt

• Dupliser ordre – lager en kopi av ordren du står på

• Lagre – lagrer endringer du har gjort i ordren

• Kanseller ordre – kansellerer ordren helt 

• Send ordrebekreftelse – sender en bekreftelse på e-post til kunden

• Send rapport – skriv ut ordredetaljer og pakkseddel

• Plukkliste – lager en plukkliste som viser hvilke produkter som skal hentes på lager

• Opprett kreditnota – oppretter en kreditnota hvis ordren skal tilbakeføres

• Gi ordrerabatt – legger inn rabatt på hele ordren

• Returner produkt – registrerer retur av ett eller flere produkter i ordren

2. Ordreinformasjon og opplysninger

Midt i skjermbildet ser du generell informasjon om ordren:

• Ordrenummer – unikt nummer for ordren. Klikker du på dette åpnes ordren i regnskapet

• Ordrestatus – viser hvor i prosessen ordren er, for eksempel Registrert, Delvis fakturert eller Fullført

• Lever enheter – snarvei til fanen Levering, hvor du oppretter enheter (pakker) og legger til frakt

• Kundeinformasjon – navn, adresse, e-post og telefonnummer. Her kan du også bytte eller legge inn ny kunde

Til høyre finner du tre faner:

• Detaljer – betalingsdato, kundens referanse, selgers referanse og leveringsstatus

• Betaling og levering – betalingsmåte, leveringsmåte og prioritet

• Andre – interne opplysninger, hvem som opprettet ordren og selger

3. Faner nederst – arbeid med ordren

Her ligger hovedfunksjonene du bruker når du behandler ordren:

1. Linjer – produktene i ordren med lager, pris, rabatter og status

2. Fakturaadresse – adressen som brukes på fakturaen

3. Leveringsadresse – adressen produktene skal sendes til

4. Levering – opprett sending, legg til frakt og skriv ut pakkseddel

5. Andre detaljer – rekvisisjonsnummer, leveringsfrist og interne notater

6. Endringslogg – oversikt over hvem som har gjort endringer, hva som er endret og når

3. Mer om hver fane

1. Linjer

Her ser du alle produktene kunden har bestilt, med antall, pris, rabatter, totalsum og lager. Du kan legge til nye produkter, endre antall eller fjerne linjer. Du kan også se slettede ordrelinjer og følge fraktstatus på produktene.

2. Fakturaadresse

Her ligger adressen fakturaen skal sendes til, med firmanavn eller kundenavn, organisasjonsnummer, kontaktperson og full adresse. Hvis kunden ønsker faktura til en annen adresse enn levering, endrer du det her.

3. Leveringsadresse

Her registrerer du adressen produktene skal sendes til. Denne kan være lik fakturaadressen, men ofte er den forskjellig. For eksempel kan et firma ha kontoradresse som fakturaadresse, men produktene sendes til butikk eller lager.

4. Levering

Her oppretter du selve sendingen:

• Legg inn enheter (pakker) med vekt og mål

• Knytt produktene til enhetene

• Velg frakttjeneste, for eksempel PostNord eller Bring

• Skriv ut pakkseddel eller send elektronisk melding til transportøren

• Klikk på Lever og send eller Lever uten sending slik at det er bekreftet i systemet at produktene er sendt.

Dette er siste steg før produktene sendes til kunden.

5. Andre detaljer

Her legger du inn tilleggsinformasjon som rekvisisjonsnummer, leveringsdato, leveringsfrist eller interne notater til lager eller transportør. Du kan også registrere helligdager og røde dager som påvirker levering.

6. Endringslogg

Her ser du alle endringer som er gjort i ordren: hvilke felter som er endret, hvem som har gjort endringen, og når endringen ble gjort. Dette gir full sporbarhet og er nyttig ved feil eller tvister.