Bokføre varetelling i regnskapet

Hva er et varelager?

Et varelager består av varer virksomheten har kjøpt inn for videresalg, samt eventuelle råvarer og halvfabrikata som inngår i produksjon. For mange virksomheter utgjør varelageret en vesentlig eiendel, og korrekt verdsettelse er derfor viktig for et riktig regnskap.

I regnskapet føres varelager som en eiendel i balansen. Når varer selges eller tas i bruk, skal verdien kostnadsføres som varekost. For at dette skal bli korrekt, må bokført lagerverdi samsvare med faktisk lagerbeholdning.

Når må varetelling bokføres?

Varetelling må bokføres:

• ved årsavslutning (obligatorisk)

• ved periodisk varetelling i løpet av året

• når det foreligger vesentlige avvik mellom bokført lager og faktisk beholdning

Varetelling må ikke forveksles med lagerstyring i systemet. Det er en kontrollhandling og en metode for å sikre at lagerverdi og varekost i regnskapet blir korrekt.

Før du bokfører varetellingen

Før varetellingen bokføres, bør følgende være avklart:

• den fysiske varetellingen er gjennomført

• antall per vare er fastsatt

• korrekt kostpris er lagt til grunn

• samlet lagerverdi er beregnet

Varer som er skadet, foreldet eller vanskelig å selge må vurderes særskilt med tanke på ukurans.

Slik bokfører du varetelling – hovedprinsipp

Resultatet av varetellingen bokføres ved å justere:

• lagerkonto i balansen

• motpost mot varekostnad eller endring i lager i resultatregnskapet

Det finnes to hovedscenarioer.

Lagerverdien har økt

Dette betyr at faktisk lagerverdi er høyere enn bokført lagerverdi.

Eksempel:

• bokført lagerverdi: 500 000

• lagerverdi etter varetelling: 540 000

Bokføring:

• debet lagerkonto, for eksempel konto 1400

• kredit endring i lager eller varekostnad, for eksempel konto 4390

Effekt:

• lagerverdien i balansen øker

• resultatet forbedres

Lagerverdien har redusert

Dette betyr at faktisk lagerverdi er lavere enn bokført lagerverdi.

Eksempel:

• bokført lagerverdi: 500 000

• lagerverdi etter varetelling: 470 000

Bokføring:

• debet varekostnad eller endring i lager, for eksempel konto 4390

• kredit lagerkonto, for eksempel konto 1400

Effekt:

• lagerverdien i balansen reduseres

• resultatet svekkes

Kostpris og verdsettelse

Lager skal verdsettes til laveste av:

• anskaffelseskost

• virkelig verdi

Vanlige verdsettelsesmetoder er FIFO og gjennomsnittlig kost. Valgt metode skal brukes konsekvent over tid.

I Unimicro Lager & Logistikk benyttes produktkortets innkjøpspris for beregning av lagerverdi. Se hjelpeartikkel for mer detaljer: Slik beregnes lagerverdi i Unimicro Lager & Logistikk

Ukurans og nedskrivning

Dersom varer ikke kan selges til ordinær pris, og virkelig verdi er lavere enn kostpris, må lagerverdien justeres. Dette omtales som ukurans.

Regnskapsmessig bokføres ukurans som en kostnad ved at lagerverdien skrives ned til virkelig verdi, med tilsvarende reduksjon av lagerkonto.

Ukurans er en verdijustering, ikke svinn, og må vurderes og dokumenteres særskilt.

Dokumentasjon

Virksomheten må kunne dokumentere:

• tidspunkt for gjennomført varetelling

• hvordan lagerverdien er beregnet

• hvilke vurderinger som er gjort knyttet til kostpris og ukurans

Dokumentasjonen skal oppbevares sammen med regnskapsmaterialet.

Vanlige feil

• bokføring i feil periode 

• bruk av salgspris i stedet for kostpris (ekskl. MVA)

• manglende vurdering av ukurans

• justering av lager i system uten tilsvarende regnskapsføring

Oppsummering

• varetelling sikrer korrekt lagerverdi i regnskapet

• avvik bokføres mot lager og varekost

• korrekt verdsettelse og dokumentasjon er avgjørende

• varetelling gjennomføres minst ved årsavslutning