1. Fysisk organisering av lageret
Et ryddig lager er nødvendig for en korrekt telling. Fysiske forberedelser bør gjøres før selve tellingen starter.
Kontroll av produktplassering: Feilplasserte produkter fører ofte til tellefeil. Hvis et produkt ligger gjemt eller på feil hylle, blir det lett oversett. Produkter som ligger feil, må flyttes til riktig lokasjon. Hvis samme produktnummer finnes på flere steder, må telleren vite dette. Da sikrer man at totalantallet blir summert riktig.
Håndtering av ukurante produkter: Skadede produkter eller produkter som er gått ut på dato, skal ikke telles som salgbare produkter. Disse må fysisk skilles fra resten av beholdningen før start. Det må bestemmes om de skal kastes eller skrives ned i verdi. Hvis de ligger umerket i hyllen, telles de med full verdi. Dette gir feil i regnskapet.
Merking av internt utstyr: Ting bedriften bruker selv, skal ikke være en del av lagerverdien. Dette gjelder for eksempel emballasje, tape og verktøy. For å unngå at disse havner på tellelisten, må de merkes i systemet. Gå til produktkortet og sett feltet Lagertype til Ingen lager.
2. Behandling av innkommende produkter
Systemet må vite om alt som fysisk har ankommet bygget. Det oppstår ofte feil i tellingen på grunn av produkter som nylig er levert.
Krav om registrering av mottak: Alt som fysisk finnes på lageret, må være registrert inn i systemet. Ingen paller eller pakker kan stå uregistrert på gulvet når tellingen starter. Hvis det kan telles fysisk, må det også eksistere i systemet.
Konsekvensen av manglende registrering: Hvis du teller et produkt som ligger i hyllen, men glemmer å registrere mottaket først, skjer en dobbeltføring. Systemet registrerer først et overskudd fra tellingen. Når mottaket senere bokføres, legger systemet til antallet på nytt. Da blir lagerverdien dobbel. Produkter som ankommer under tellingen, og som ikke rekker å bli registrert, må sperres av og ikke telles.
3. Håndtering av utgående salgsordrer
Det er avgjørende å skille mellom produkter som skal sendes, og produkter som er ferdig pakket. Systemet behandler disse ulikt.
Åpne ordrer skal telles: Produkter på en åpen ordre befinner seg fortsatt fysisk på lageret. Selv om kunden har bestilt, er ikke produktet sendt ut. Derfor tilhører det fortsatt bedriften og skal telles. Det er kritisk at ordren ikke ferdigstilles i systemet før produktet faktisk sendes. Ved for tidlig ferdigstillelse forsvinner produktet fra systemet mens det fortsatt ligger på lageret.
Fullførte ordrer skal ikke telles: Ordrer med status Fullført er pakket og trukket ut av lagerbeholdningen i systemet. Disse produktene regnes som solgt. De ferdige pakkene må fjernes fysisk fra telleområdet. Hvis en ferdig pakke telles, føres produktene tilbake i beholdningen. Dette skaper et fiktivt overskudd.
4. Valg av strategi for telling
Det er to måter å gjennomføre en varetelling på. Du velger om du vil telle alt samtidig, eller fordele arbeidet.
Rullerende telling: Dette anbefales for å opprettholde normal drift. Rullerende telling betyr at deler av lageret telles jevnlig gjennom året. Du kan telle én leverandør eller én reolrekke av gangen. Systemet har en visning kalt Produkter uten telling. Denne brukes for å se hvilke produkter som gjenstår å telle inneværende år.
Full telling: Denne metoden betyr at hele lageret telles i én operasjon. Dette anses ofte som en kostbar og krevende metode sammenlignet med rullerende telling. For å få korrekte tall, må lageret stenges fullstendig for all vareflyt mens arbeidet pågår. Dette stopper salget og krever store mannskaper på én gang. Derfor går de fleste bedrifter bort fra denne metoden for å spare tid og penger.
Relatert informasjon
For en fullstendig oversikt over alle steg i en varetelling, se: Generell forklaring av varetelling.