Steg 1: Sjekk dataene dine før du begynner
Før du gjør noen endringer, ta en rask gjennomgang av filen du har fått eller laget selv. Dette sparer deg for tid senere.
Slik gjør du det:
Bla gjennom filen og se etter disse tingene:
- Unike produktnummer – det aller viktigste
Har alle produkter et unikt produktnummer (produktnr.)? Dette er nøkkelfeltet som avgjør om det er et unikt produkt i systemet.
- Ledende nuller – forsvinner de?
Sjekk om produktnumre som 00123 blir til 123 når du ser dem i Excel. Da må du formatere kolonnen som tekst før du importerer. Dette gjør du ved å merke kolonnen, høyreklikke, velge Formater celler → Tekst.
- ##### – hva betyr det?
Ser du ##### i noen celler? Det betyr at kolonnen er for smal til å vise innholdet. Dra i skillelinjen mellom kolonnebokstavene for å gjøre kolonnen bredere. Hvis det fortsatt står #####, kan det være negative dato- eller tidsverdier som må rettes opp.
- Priser – er de i riktig valuta eller må du kalkulere?
Er prisene i norske kroner, eller trenger du å regne om fra dollar eller euro? Noter deg hva du trenger å justere.
- Konsekvent skriving – store og små bokstaver
Ser produktnavn like ut, eller er noen skrevet med store bokstaver og andre med små? For eksempel "APPELSIN" og "eple" i samme liste? Dette kan fikses i steg 2.
- Obligatoriske felt – er alle utfylt?
Vet du hvilke felter som må være fylt ut i systemet ditt? Sjekk at disse kolonnene ikke har tomme celler. Eksempel: Produktnr. mva-kode, leverandørnr.
Steg 2: Gjør nødvendige data justeringer
Nå skal du bearbeide dataene slik at de blir klare for systemet. Alle formler skrives i en tom celle og må starte med et likhetstegn (=).
Hvor skal du skrive formlene?
Sett inn en ny kolonne rett ved siden av dataene du vil bearbeide. Høyreklikk på kolonnebokstaven og velg Sett inn. Da får du en frisk kolonne å jobbe i.
Viktig om formler:
Formlene nedenfor er på engelsk (LOWER, UPPER, PROPER osv.). Engelske formler fungerer i alle språkversjoner av Excel, så du kan trygt bruke dem uansett om Excel-en din er på norsk, engelsk eller et annet språk.
Slå sammen kolonner – for eksempel merke og modell til ett produktnavn
Har du produktinformasjon fordelt på flere kolonner som du ønsker å samle i ett felt? For eksempel står "UM" i kolonne A og "Sport" i kolonne B, og du vil ha "UM Sport" i én kolonne.
Slik gjør du det:
-
Klikk i en tom celle i den nye kolonnen du har satt inn (for eksempel kolonne C)
-
Skriv formelen: =A1 & " " & B1
-
Trykk Enter
-
Kopier formelen nedover for alle rader: Klikk på cellen med formelen, og dobbeltklikk på det lille firkantet nederst i høyre hjørne. Da fylles alle radene automatisk.
Hva betyr formelen?
- & brukes til å koble sammen tekst
- " " gir et mellomrom mellom verdiene (uten dette blir det "UMSport")
- Du kan også bruke =CONCATENATE(A1, " ", B1) – det gir samme resultat
Trenger du mer hjelp?
Trykk F1 i Excel og søk etter "slå sammen tekst" eller "CONCATENATE". Der finner du steg-for-steg-veiledning med bilder.
Kalkuler nye priser – legg til fortjeneste eller regn om valuta
Trenger du å regne om priser? For eksempel hvis du har en prisliste i dollar og skal konvertere til norske kroner, eller skal legge på fortjeneste.
Eksempel 1: Legge til 25 % fortjeneste på innkjøpspris
1. Opprett en ny kolonne for utsalgspris (for eksempel kolonne D)
2. Skriv formelen: =C2*1,25 (hvis innkjøpsprisen står i kolonne C, rad 2)
3. Trykk Enter
4. Kopier formelen nedover for alle rader (samme teknikk som over)
Eksempel 2: Trekke fra 25 % (for eksempel ved salg)
=C2*0,75
Eksempel 3: Regne om fra dollar til norske kroner
Hvis dollar koster 11,50 kroner: =C2*11,5
Hva betyr formelen?
- *1,25 multipliserer med 125 %, altså legger til 25 %
- *0,75 multipliserer med 75 %, altså trekker fra 25 %
- *11,5 multipliserer med valutakursen
Trenger du mer hjelp?
Trykk F1 og søk etter "regn ut prosent i Excel" eller "grunnleggende formler".
Rydd i store og små bokstaver – få all tekst til å se lik ut
For å sikre ryddige data, bør du standardisere hvordan produktnavn, leverandørnavn og andre tekster skrives. Ulike skrivemåter av samme navn kan tolkes som ulike produkter.
Gjør alle bokstaver små
Skriv =LOWER(A1) i en ny kolonne. Dette gjør for eksempel "PRODUKT" om til "produkt" og "PrOdUkt" om til "produkt".
Gjør alle bokstaver store
Skriv =UPPER(A1) i en ny kolonne. Dette gjør for eksempel "produkt" om til "PRODUKT".
Gjør første bokstav stor i hvert ord (overskriftsform)
Skriv =PROPER(A1) i en ny kolonne. Dette gjør for eksempel "rØd paRekyt" om til "Rød Parekyt".
Slik bruker du formlene:
1. Sett inn en ny kolonne ved siden av teksten du vil endre
2. Skriv formelen med referanse til cellen med originalteksten
3. Trykk Enter og kopier nedover
Trenger du mer hjelp?
Trykk F1 og søk etter "endre store og små bokstaver i Excel".
Steg 3: Opprett en ny fil og fjern alle formler
Nå som dataene er slik du vil ha dem, er det tid for å lage en ren versjon uten formler. Dette er veldig viktig – formler i importfila kan føre til at systemet tolker dataene feil eller at importen stopper opp.
Slik gjør du det:
1. Opprett en helt ny Excel-fil – ikke jobb videre i originalfilen. Klikk Fil → Ny → Tom arbeidsbok.
2. Gå tilbake til filen med de bearbeidede dataene og merk alt du vil kopiere. Du kan merke alt ved å klikke i øverste venstre hjørne (der rad 1 og kolonne A møtes) eller trykke Ctrl + A (Windows) / Cmd + A (Mac).
3. Kopier alt:
På Windows: Ctrl + C
På Mac: Cmd + C
4. Gå til den nye, tomme filen og lim inn kun verdiene (uten formler):
På Windows:
Trykk Ctrl + Shift + V, eller
Høyreklikk og velg Lime inn → Verdier (ikonet med 123)
På Mac:
Trykk Cmd + Shift + V, eller
Trykk Cmd + Control + V for å åpne dialogboksen Lim inn utvalg, velg Verdier, eller
Høyreklikk og velg Lim inn utvalg... → Verdier
5. Hva skjer nå?
Alle formler erstattes med de faktiske beregnede verdiene. Der det sto =C2*1,25 vil du nå se tallet, for eksempel 125,50. All formatering som farger, fonter og rammer fjernes også – dette er bra, for slik formatering kan også skape feil ved import.
Trenger du mer hjelp?
Trykk F1 og søk etter "lim inn verdier" eller "lime inn spesielt".
Steg 4: Sjekk at alle formler er borte (valgfritt, men anbefalt)
For å være helt sikker på at du har fjernet alle formler, kan du slå på formelvisning. Da ser du om det fortsatt står formler i noen celler.
Slik viser du formler:
På Windows:
Gå til Formler i båndmenyen øverst og klikk på Vis formler, eller
Trykk Ctrl + (accent grave) – tegnet finner du vanligvis ved siden av 1-tasten
På Mac:
Trykk Ctrl + (accent grave) – samme tast som på Windows
Hva ser du nå?
Hvis alt er riktig, skal du se tall i alle celler. Ser du formler som =C2*1,25 i stedet for tall, må du gjenta steg 3 for de aktuelle cellene.
Trykk det samme igjen for å gå tilbake til normal visning.
Steg 5: Siste sjekk før import – huskeliste
Gå gjennom denne listen før du laster opp filen. Hvis du kan svare "ja" på alt, er filen klar for import.
-
Inneholder filen kun verdier? (Ingen formler – sjekk gjerne med formelvisning)
-
Har alle produkter unikt produktnummer? (Ingen duplikater)
-
Er alle priser korrekte? (Dobbeltsjekk noen stikkprøver)
-
Er tekster konsekvent formatert? (For eksempel alle med stor forbokstav)
-
Er filen lagret som .xlsx? (Excel-arbeidsbok – ikke .xls eller andre formater)
-
Har du fjernet unødvendige kolonner og rader? (Bare de kolonnene systemet forventer skal være med)
Slik lagrer du som .xlsx:
Klikk Fil → Lagre som → Velg hvor du vil lagre → I nedtrekksmenyen under filnavn velger du Excel-arbeidsbok (.xlsx)* → Klikk Lagre.